Mikroyritysten mahdollisuudet julkisissa hankinnoissa

Palvelujen ja tavaroiden hankinta on kaksi täysin eri maailmaa, Pirjo Rahkonen PTT Consult Puhdistus- ja toimitilapalvelujen suunnittelutoimistosta muistuttaa. Palvelu tuotetaan ja kulutetaan samanaikaisesti, hän sanoo. Pirjo Rahkosella on vahva kokemus julkisista hankinnoista sekä kilpailuttajan että toimittajan näkökulmasta. Hänen yrityksensä asiakkaat ovat julkisen sektorin toimijoita, joille PTT Consult tuottaa puhdistus- ja toimitilapalveluiden suunnittelu-, kehittämis- ja johtamispalveluja kiinteistön koko elinkaaren ajalle. Olemme oman alan ammattilaisia muiden alojen ammattilaisten joukossa, Pirjo Rahkonen toteaa.

Pirjo Rahkosen kokemuksen mukaan mikroyrityksiä ei aina tahdo saada mukaan julkisiin hankintoihin. Mikroyritysten näkökulmasta hankinta voi vaikuttaa liian vaikealta tai viralliselta, hinnoittelu voidaan kokea vaikeaksi, lisäksi pelätään paperityötä. Esim. laatuvaatimukset hankinnoissa koetaan usein mikroyrityksissä haasteena. Kaikissa hankinnoissa ei kuitenkaan vaadita virallista laatujärjestelmää. Dokumentoitu oma ohjeistus, toimintatapakirja, laatukäsikirja, selvitys miten yrityksessä toimitaan ja asiat hoidetaan ja varmistetaan, voi olla riittävä, Rahkonen kertoo kokemusten perusteella. Tarvittaessa tarjouksen pyytäjä voi vaatia selvityksiä esim. ympäristö- tai turvallisuustekijöistä.

Rahkonen3 Rahkonen2

Tarjouksen jättäminen kehittää omaa toimintaa

Ydinryhmän yritykset saivat vinkkejä oman osaamisen kehittämiseen kilpailutuksissa. Tarjouksen jättäminen on yksi oman toiminnan kehittämisen työkalu, Pirjo Rahkonen innosti ja tiivisti kymmenen ohjetta mikroyrityksille, jotka aikovat vastata julkiseen tarjouspyyntöön.

  1. Tarjouksen pitää vastata vain ja ainoastaan tarjouspyyntöön.
  2. Tarjoukseen tulee laskea vain se hinta, mitä kysytään.
  3. Oman tuotteen/ palvelun hintaa ei kannata aliarvioida.
  4. Vain määräajassa jätetyt tarjoukset, joissa on kaikki pyydetyt asiakirjat mukana, otetaan huomioon.
  5. Ei kannata laittaa tarjoukseen ylimääräistä eikä tule olettaa, että hankintayksikkö hankkisi jotain muuta kuin mitä pyynnössä on määritelty.
  6. Tarkista, hyväksytäänkö osatarjous ja/tai alihankinta. Alihankinta voi olla pienille toimittajille hyvä portti päästä mukaan Tällöin mikroyrityksenkin resurssit riittää helpommin osallistua suurempaankin hankintaan.
  7. Verkostoidu. Yhteistyöllä saavutetaan leveämmät hartiat vastata kilpailutuksiin.
  8. Joskus kannattaa jättää tarjous myös siinä mielessä, että näkee mikä on alan tilanne hinnoittelussa.
  9. Pyydä palautetta tarjouksesta hankintayksiköltä.
  10. Jos et voita tarjouskilpailua, hyödynnä oikeuttasi tutustua muiden yritysten jättämiin tarjouksiin; se on hyvä keino saada selville millä osa-alueilla omassa toiminnassa on eniten kehittämistä.

Parempi tarjouspyyntö, parempia tarjouksia ja vertailtavuutta, onnistuneita hankintoja

Julkinen sektori voi ottaa mikroyritykset paremmin huomioon kilpailutuksissa, Rahkonen korostaa. Hankintaa on ajateltava loppukäyttäjän näkökulmasta ja tehtävä määrittelyt siltä pohjalta. Vastuunjakokaavioita voi hyödyntää sopivissa tapauksissa, silloin tarjoajatkin näkevät mihin sitoutuvat.

Kokemus on osoittanut, että mitä parempi ja selkeämpi tarjouspyyntö on, sitä paremmin keskenään vertailtavia tarjouksia hankintayksikkö saa. Vertailuperusteet tulee määritellä tarkasti, ohjeistaa Rahkonen. Tärkeää on tietää, mitä haluaa ja mitä on tarjolla. Ennen kilpailutusta voi olla vuorovaikutuksessa toimittajiin. Jos ja kun tulee kysymyksiä tarjouspyynnöstä, kysymykset kootaan ja jaetaan kaikille tarjoajille, ei vain kysyjälle. Tämänkin voi ilmoittaa jo tarjouspyynnössä.

Pirjo Rahkonen antaa lisäksi vinkin julkisia hankintoja valmisteleville: Puitesopimusten käyttöä kannattaa harkita, samoin hankinnan optiojaksoja ja niiden aikatauluja.

Tilaisuus järjestettiin Sievissä 27.4.2016.

kommentointi suljettu.