Ajankäyttö on itsensä johtamista

Kalenteri täynnä -tulikin sovittua minuuttiaikataulu tälle päivälle! Missähän välissä syön? Limittäisiä projekteja, aikatauluja, palavereja, kiireellisiä ja akuutteja töitä. Minkä työn hoidan ensin, minkä voisi jättää huomiselle ja onko jokin työ, minkä voin jättää hoitamatta? Työpäivän jälkeen koti ja perhe odottavat. Jossakin välissä pitäisi huolehtia myös omasta hyvinvoinnista ja terveydestä. Tuntuuko tutulta?

Työelämä on sirpaleinen kokonaisuus hoidettavia asioita, jotka vaativat nopeaa reagointia sekä tehokasta työskentelyä, laatua unohtamatta. Työelämässä on lisääntyvässä määrin läsnä reaaliaikainen saavutettavuus. Sähköpostit voi tarkistaa illalla ennen nukkumaanmenoa kännykän näytöltä, lomalla voi vastata pariin työpuheluun tai sähköpostiin ja erilaiset sähköiset ryhmät välittävät tietoa työpäivän aikana sekä jälkeenkin. Työelämässä läsnä on myös valtava tiedon määrä, josta pitää pystyä poimimaan itselle ajankohtaiset ja olennaiset asiat. Työnteon sirpaleisuudesta sekä saavutettavuudesta johtuen työn tekeminen voi keskeytyä helposti, minkä johdosta ajatus katkeaa ja työn tekemisen kesto sekä tehokkuus kärsii.

Ajankäytön hallinta on asia, mistä olemme keskustelleet myös mikroyrittäjien ydinryhmän tapaamisissa. Yrittäjät kokevat, että armottomuus itseään kohtaan projektivetoisessa työssä lisää haasteita ajankäyttöön. Työ pitäisi luovuttaa eteenpäin deadlinen lähestyessä, mutta missä vaiheessa työ on tarpeeksi hyvä asiakkaalle luovutettavaksi ja mikä on riittävä työn tarkkuus minulle yrittäjänä? Ajankäytön hallintaan mikroyrittäjällä voi liittyä myös se, että joskus työn tekemisestä tai vastaanottamisesta on järkevämpi kieltäytyä, asiakkaalle joutuu sanomaan ei. Työn tekeminen voi sitoa liikaa aikaa ja resursseja, joita on kannattavampaa käyttää parempikatteisempaan työhön.

Joskus työnteko voi myös lähteä yrittäjällä ns. lapasesta ja alkaa mennä lujaa. Vauhtisokeus ja adrenaliini suonissa, satayks lasissa, nyt lähtee! Työn imu on hyvä asia, se vaatii kuitenkin kykyä tunnistaa töiden tärkeysjärjestys sekä kykyä organisoida oma tekeminen siten, että työn tekemisestä ei tule häseltämistä ja poukkoilevaa. Työn imun katkaiseminen ja rauhoittuminen voi olla haasteellista, jolloin ihminen kuormittaa itseään liikaa.

Vähemmän on enemmän

Voit olla paikalla, muttet läsnä. Tällöin on haasteellista muistaa mitä palaverissa puhuttiin ja mistä sovittiin, puhumattakaan ihmisten välisestä aidosta kohtaamisesta. Läsnäoloon vaikuttavat työelämässä hyvin paljon reaaliaikaisen saavutettavuuden vaatimus. Mitä, jos jättäisimmekin kännykät palaverihuoneen ulkopuolelle? Läsnäolon voima on suuri, sillä yrityksen tekemisen keskiössä on aina ihminen. Vähemmän on enemmän –ajatusmallin jalostaminen arkipäiväisen tekemisen ytimeen auttaa hallitsemaan ajankäyttöä ja kiireen tuntua.

Oletko miettinyt, onko ajattelusi laadukasta vai keskinkertaista? Laadukas ajattelu on laadukkaan työn tekemisen edellytys. Pahimmat viholliset laadukkaalle ajattelulle ovat kiire, väsymys ja jatkuva suorittaminen, milloin yritetään tehdä monta asiaa yhtä aikaa. Tällöin ajatus puuroutuu helposti harmaaksi massaksi ja työn kannalta luovat oivallukset jäävät syntymättä. Ihmisen mielessä pyörii päivässä keskimäärin 60 000 ajatusta. Tästä johtuen kannattaa varmistaa laadukas ajattelu kolmen yksinkertaisen vinkin avulla. 1. Keskitä ajatuksesi yhteen tärkeään asiaan kerralla. Kun annat riittävästi tilaa ja aikaa ajatuksille, ratkaisu voi syntyä ihan itsestään. 2. Anna ajatuksille virikkeitä ja sparrausta säännöllisesti. Ulkopuolisten ajatuksien avulla saat uusia näkökulmia ja oivalluksia. 3. Laita aivosi välillä narikkaan, ota totaalinen irtiotto ajatuksistasi.

Yrityksen muutoskyvykkyys vaatii ajankäytön johtamista

Yksi asia työelämässä on läsnä kaikkialla ja se on myös elinehto yrityksen menestymiselle. Tämä on muutos. Muutos vaikuttaa menestymiseen sekä siihen, että pysytään mukana maailman menossa. Yrityksen elinehto on muutoskyvykkyys ja –halukkuus sekä ymmärrys siitä, että tämä vaatii ajankäytön hallintaa, oman itsensä johtamista sekä ymmärrystä siitä, mikä on tekemisen arvoista ja mikä ei. Aikaa pitää löytyä rauhoittumiselle sekä pysähtymiselle, näiden avulla voimme saavuttaa myös luovaa ”hulluutta”. Kun työnteko rauhoittuu, stressitaso laskee ja positiivinen ajattelu lisääntyy. Ehdimme tarkastella ja ihmetellä asioita isompien silmälasien kautta. Ihmisten aito kohtaaminen syventyy, oma ajatus selkeytyy ja on helpompi nähdä oman yritystoiminnan tekemisen suunta ja punainen lanka.

Muutoksessa mukana pysyminen edellyttää oman innostuksen johtamista. Jotta työssä voi tehdä hyvää tulosta, täytyy työntekijän olla tyytyväinen työhönsä sekä olla innostunut. Innostumiseen vaikuttavat mahdollisuus oman osaamisen täysimääräiseen hyödyntämiseen sekä työn merkityksellisyys ja motivoivuus.

Vinkkejä ajankäytön hallintaan:

    • muista, että vuorokaudessa on käytössä 24 h, mikä pitäisi jakaa unen (8h), työn (8h) sekä vapaa-ajan ja läheisten (8h) kesken.
    • analysoi ajankäyttösi nykytila: mihin aikasi menee ja mihin sen pitäisi mennä?
    • tunnista ajankäyttösi ongelmat: aikavarkaat, aikasyöpöt, ei-tärkeät asiat
    • käytä aikaa työpäivän alussa sekä päättyessä päivän sisällön & tavoitteiden suunnitteluun
    • keskity olennaisiin asioihin ajatuksella ”20 % asioista tuo 80 % hyödystä”
    • priorisoi kolmen asian joukoissa: poimi isompien työtehtävien joukosta kolme asiaa, jotka aiot hoitaa päivän, viikon tai kvartaalin aikana.
    • tee 4 tuottavaa huipputuntia työpäivässä, jolloin teet työtä herpaantumatta ja keskittyen
      • suunnittele, mitä haluat tehdä 4 huipputunnin aikana
      • laadi tavoitteet tunneille
      • minimoi keskeytykset
      • ole läsnä
    • pura työtehtävät kuormittamasta mieltäsi to –do listalle. Listaa nopeasti hoidettavat sekä suuremmat asiat erikseen. Nopeasti hoidettavat asiat voit hoitaa neljän huipputunnin jälkeen.
    • älä mene palavereihin valmistautumatta
    • anna itsellesi aikaa ajatella, merkitse ”think time” kalenteriin

Riitta Palosaari

Yrityskehityspäällikkö, Raahen seudun yrityspalvelut

kommentointi suljettu.